Los precios de la energía suben, los espacios se reducen, las cadenas de suministro se vuelven más complejas… ¿y el almacén? Se convierte en un centro de costos subestimado. En muchas empresas, aquí se esconden grandes potenciales de ahorro. El problema: los costos a menudo se ocultan en la rutina diaria.
Si hace visibles estos gastos y los reduce de manera específica, ganará no solo espacio libre de almacenamiento, sino también más flexibilidad y fiabilidad en las entregas. Este artículo muestra dónde vale la pena mirar y cómo reducir los costos de almacenamiento sin alterar los procesos.
Comprender los costos de almacenamiento
Los costos de almacenamiento no se componen solo del alquiler y el personal. También los gastos en espacio, tecnología y energía influyen en el nivel de carga continua. A esto se suma el capital inmovilizado en inventarios o incertidumbres como pérdidas o periodos inactivos.
En muchas empresas, estos elementos permanecen invisibles. Se reparten entre distintos centros de costos o se incluyen inadvertidamente en el cálculo general. Esto lleva a subestimar su verdadero alcance y a dejar sin aprovechar los potenciales de ahorro.
Las consecuencias van mucho más allá del almacén: unos costos de almacenamiento demasiado altos reducen la liquidez, empeoran la capacidad de respuesta ante consultas de clientes y dificultan una política de precios competitiva.
Factores típicos que incrementan los costos en el almacén
Altos niveles de inventario y baja rotación
Cuando los productos permanecen demasiado tiempo almacenados, inmovilizan capital —a menudo durante meses—. Al mismo tiempo, falta espacio para mercancía nueva. Los inventarios se vuelven obsoletos o pierden valor. Especialmente en el caso de artículos estacionales, componentes técnicos o productos perecederos, esto puede volverse costoso rápidamente.
Procesos y diseños de almacén ineficientes
Largos recorridos, estructuras caóticas o procedimientos poco claros aumentan no solo el tiempo de trabajo, sino también el riesgo de errores. Si los empleados de almacén tienen que buscar la mercancía, pierden un tiempo valioso.
Gestión del almacén desorganizada
Sin datos fiables sobre el inventario, la ocupación o la ubicación de los artículos, cada decisión se convierte en una apuesta. Las duplicaciones, los excesos de existencias o los registros erróneos son el resultado y aumentan los costos de almacenamiento.
Tecnología obsoleta o sistemas inadecuados
Los sistemas de almacenamiento que ya no se ajustan al modelo de negocio o que requieren mantenimiento constante generan costos innecesarios. Asimismo, el software obsoleto o la falta de interfaces ralentizan los procesos y provocan más trabajo administrativo.
Medidas prácticas para reducir los costos
Optimizar la gestión del inventario
Mantener inventario cuesta dinero cada día. Cada unidad almacenada inmoviliza capital, ocupa espacio y genera gastos continuos, como climatización, limpieza o seguros. Para ahorrar de manera efectiva, se necesita una gestión de inventario inteligente. Tres palancas clave para reducir los costos de almacenamiento:
Realizar un análisis ABC:
El análisis ABC sirve para priorizar los artículos de almacén según su participación en el valor total. Los productos de tipo A suelen representar entre el 70 y el 80 % del valor de las ventas, aunque solo constituyen entre el 10 y el 20 % de las referencias.
- Utilizar una planificación dinámica de reabastecimiento:
En lugar de definir cantidades de pedido fijas, conviene una planificación dinámica, por ejemplo, basada en valores de consumo móvil. Los sistemas ERP modernos calculan automáticamente el nivel de pedido ideal y lo ajustan continuamente. Esto reduce el riesgo de exceso de existencias y, al mismo tiempo, las faltas de stock.
- Revisar regularmente los inventarios de seguridad:
Los inventarios de seguridad sirven como colchón, por ejemplo, ante retrasos en las entregas. Pero si se establecen demasiado altos, generan costos innecesarios. La fórmula para el nivel de pedido óptimo es:
Nivel de pedido = (consumo diario × tiempo de entrega en días) + inventario de seguridad
Ejemplo: un artículo se consume 20 veces al día, el tiempo de entrega es de 7 días y el inventario de seguridad es de 50 unidades.
Nivel de pedido = (20 × 7) + 50 = 190 unidades
Utilizar eficazmente las superficies de almacenamiento
El espacio de almacenamiento es uno de los factores de costo más importantes, tanto en términos de alquiler o construcción como de energía, mantenimiento y desplazamientos internos. Un uso inteligente del espacio no solo ahorra área, sino también dinero. Una palanca central es la densificación vertical: en lugar de ampliar horizontalmente, a menudo resulta más rentable almacenar en altura, por ejemplo, con estanterías en voladizo para mercancías largas o sistemas de estanterías multinivel que aprovechan un gran volumen en una superficie reducida.
Los sistemas de estanterías modernos, adaptados a la estructura de los artículos, la frecuencia de rotación y la lógica de preparación de pedidos, garantizan recorridos cortos y una tramitación más rápida. Las estanterías para palets o las estanterías en voladizo de doble cara de OHRA ofrecen una flexibilidad excepcional, ya que son modulares y ampliables.
Otro potencial de optimización radica en la reducción de almacenes intermedios o zonas de buffer. A menudo se crean para evitar cuellos de botella, pero generan movimientos innecesarios, largos tiempos de búsqueda y altos niveles de inventario. El objetivo debe ser siempre un flujo continuo de materiales, desde la recepción hasta la expedición, sin desvíos.
El espacio se utiliza de manera más eficiente cuando el diseño del almacén, los procesos y los sistemas empleados están coordinados entre sí, y cuando se revisa regularmente dónde se esconden zonas vacías, almacenamientos duplicados o espacios sobredimensionados.
Racionalizar y automatizar los procesos
Los procesos manuales complejos son factores invisibles que incrementan los costos en el almacén. Prolongan los tiempos de procesamiento, aumentan el riesgo de errores y consumen recursos humanos que podrían utilizarse en otras tareas.
Un punto clave para reducir los costos de almacenamiento es la automatización de las tareas repetitivas. Incluso una tecnología de transporte sencilla, como rodillos o mesas elevadoras, reduce el tiempo de manipulación interna. No sustituye a un equipo completo, pero ahorra muchos movimientos pequeños que se acumulan a lo largo del día.
También en la preparación de pedidos se pueden lograr grandes avances. En lugar de trabajar con listas estáticas o documentos en papel, las soluciones digitales de Pick-by permiten una recogida guiada y con pocos errores. Pick-by-Light, Pick-by-Voice o Pick-by-Scan reducen los errores y facilitan la formación de nuevos empleados. Qué método se adapta mejor depende del tamaño del surtido, la estructura de los artículos y la frecuencia de rotación.
La base para procesos eficientes es siempre un diseño bien pensado: las ubicaciones de almacenamiento, los recorridos y las zonas de preparación deben adaptarse al flujo de materiales. Cuantos menos desvíos, paradas intermedias y búsquedas sean necesarias, más rentable será el almacén, incluso sin automatización avanzada.
Digitalizar la gestión del almacén
La gestión digital del almacén es hoy un requisito básico para procesos eficientes. Si aún registra los datos del almacén en hojas de cálculo o en papel, corre el riesgo de fallar en sus propios procesos: duplicaciones, faltantes de inventario, tiempos de búsqueda y errores costosos en la preparación de pedidos son consecuencias habituales.
Un sistema profesional de gestión de almacenes (LVS) o un sistema de gestión de almacén (WMS) aporta transparencia al inventario y ayuda a dirigir los recursos de forma precisa. La gran ventaja: la información está disponible en tiempo real, como la ocupación, la ubicación, los traslados o los movimientos. Las decisiones ya no se basan en la intuición, sino en datos fiables.
Las herramientas digitales también permiten registrar los procesos de forma móvil e independiente del lugar. Con escáneres móviles, tabletas o dispositivos portátiles, los empleados mantienen la visión general —ya sea en la recepción, el traslado o la preparación de pedidos—. Esto ahorra tiempo y evita errores.
Funciones típicas de los sistemas LVS/WMS modernos:
- Gestión de inventario en tiempo real
- asignación de ubicaciones fija o caótica
- estrategias de picking integradas
- captura de datos móviles mediante escaneo
- alertas automáticas por exceso o falta de existencias
- interfaces con sistemas ERP o de gestión comercial
La implementación ya resulta rentable en almacenes medianos. En cuanto los procesos manuales dejan de ser escalables, aumentan los errores y los costos.
Formación y concienciación del personal
La tecnología, los sistemas y las estrategias sirven de poco si el personal del almacén no se involucra. Cuando los empleados comprenden cómo funcionan los procesos, dónde se esconden los riesgos y cómo usar correctamente los sistemas, trabajan de manera más eficiente, segura y con menos errores.
La formación dirigida garantiza que todos en el equipo hablen el mismo idioma, ya sea en la preparación de pedidos, en la recepción de mercancías o en el uso de herramientas digitales. No se trata solo de formación técnica, sino también de comprensión económica: ¿cuánto cuesta un error en el almacén? ¿Cómo afecta un registro incorrecto al inventario? ¿Dónde se pierde tiempo cada día?
Temas importantes para la formación del personal:
- Uso correcto de los sistemas LVS/WMS
- Manejo de escáneres móviles y listas de verificación digitales
- Seguridad laboral & orden en el almacén
- Rutas eficientes & trabajo ergonómico
- Minimización de errores en el picking y el envío
Motive a sus empleados recordándoles que el éxito de la empresa también es un éxito personal de cada uno.
Cuándo los ahorros no valen la pena
La reducción de costos no es un fin en sí mismo. Las medidas mal planteadas pueden causar más daños que beneficios. Los inventarios demasiado bajos provocan interrupciones en las entregas y molestan a los clientes. La tecnología barata suele generar altos costos de mantenimiento o no encaja en el sistema existente. Y sin personal capacitado, los errores se acumulan y acaban costando más que cualquier ahorro.
Un almacén debe funcionar sin problemas. Por eso vale la pena observar la relación entre costos y riesgo. Los procesos optimizados no deben ir en detrimento de la estabilidad.
Un almacenamiento preparado para el futuro surge de decisiones equilibradas: ahorrar donde tenga sentido e invertir donde sea necesario. Especialmente cuando ello garantiza la calidad, la eficiencia o la fiabilidad en las entregas.
A veces es más rentable gastar más, sobre todo cuando esa inversión evita errores costosos, clientes insatisfechos o cuellos de botella constantes.
Soluciones de almacenamiento automatizadas
Los sistemas de almacenamiento automatizados ya no se consideran un lujo, sino una clave estratégica para aumentar la eficiencia. Las empresas que automatizan sus procesos de almacenamiento se benefician no solo de menores costos operativos, sino también de una mayor transparencia, disponibilidad y seguridad.
Un almacén automatizado minimiza las intervenciones manuales. Esto reduce los errores, acelera las entradas y salidas de mercancías y garantiza un flujo de materiales constante, incluso con alto volumen. Al mismo tiempo, permite un uso más eficiente del espacio, por ejemplo, mediante soluciones verticales compactas o sistemas de estanterías dinámicos. Esto crea margen para ampliar el surtido o incorporar nuevos procesos.
Económicamente, la inversión también resulta rentable: menos personal necesario, alivio para los empleados, menores costos de inventario gracias a una gestión más precisa, menos errores y, a menudo, un retorno de inversión más rápido de lo esperado.
Ventajas típicas de las soluciones automatizadas de almacenamiento:
- Ahorro de espacio: uso óptimo del área mediante sistemas compactos
- Eficiencia de tiempo: tiempos de acceso más cortos y procesos automatizados
- Fiabilidad: menos errores gracias al control asistido por sistema
- Seguridad: accesos controlados y procesos claros
- Escalabilidad: los sistemas crecen con las necesidades
- Alivio del personal: los empleados se liberan de tareas rutinarias
Como fabricante de soluciones automatizadas de almacenamiento, OHRA ofrece sistemas modulares que pueden adaptarse individualmente al tipo de mercancía, sector y procesos. El enfoque se centra en la tecnología duradera, la alta capacidad de carga y la integración flexible en los procesos existentes.
Conclusión
No se puede ahorrar cada euro de inmediato, pero sí se puede cuestionar cada proceso. Un almacén estructurado, ágil y estable es una ventaja competitiva.
Incluso pequeños cambios en la gestión del inventario, el uso del espacio o los procesos pueden tener un gran impacto, siempre que sigan una estrategia clara. No se trata de recortar costos sin sentido, sino de optimizar con propósito. De tomar decisiones basadas en datos fiables. Y de comprender que la eficiencia surge donde se combinan personas, tecnología y estructura.
Reducir los costos de almacenamiento no significa empezar de cero. Significa observar con atención y actuar con sensatez.
